হোয়াটসঅ্যাপ গ্রুপ তৈরির নিয়ম: সদস্য যোগ, অ্যাডমিন ও সেটিং

পরিবারের সবাইকে এক জায়গায় রাখা, ব্যাচের বন্ধুদের পুনর্মিলনী ঠিক করা, অফিসের দলকে কাজের খবর দেওয়া, মসজিদ কমিটি বা বাড়ির মালিক সমিতির নোটিশ পৌঁছে দেওয়া, সব কাজেই হোয়াটসঅ্যাপ গ্রুপ এখন সবচেয়ে সহজ মাধ্যম। একবার খুলে ফেললে একটি মেসেজেই সবাই খবর পেয়ে যান।

হোয়াটসঅ্যাপ গ্রুপ তৈরির নিয়ম খুব সংক্ষেপে: নতুন চ্যাট শুরুর বোতাম থেকে New group বেছে নিন, যাঁদের রাখতে চান তাঁদের যোগ করুন, গ্রুপের একটি নাম দিন, চাইলে ছবি দিন, তারপর তৈরি করুন। যিনি গ্রুপ খোলেন তিনিই স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রথম অ্যাডমিন হন।

তবে গ্রুপ খোলা যত সহজ, সেটিকে কাজের ও শান্তিপূর্ণ রাখা ততটা নয়। কে মেসেজ দিতে পারবেন, কে নতুন সদস্য আনবেন, লিংক কাকে দেবেন, এসব শুরুতেই ঠিক করে নিলে পরে ঝামেলা কম হয়। নিচে ধাপে ধাপে সব বলা হলো।

অ্যান্ড্রয়েডে হোয়াটসঅ্যাপ গ্রুপ খোলার নিয়ম

১. নতুন চ্যাটের বোতাম: হোয়াটসঅ্যাপের চ্যাট তালিকার নিচে ডান কোণের সবুজ বোতামে চাপ দিন। ওপরের তিন বিন্দুর মেনুতেও New group অপশন থাকে।

২. New group বেছে নিন: কন্টাক্টের তালিকা আসবে। যাঁদের যোগ করতে চান, তাঁদের নামে চাপ দিয়ে বেছে নিন। ওপরের সার্চ বাক্সে নাম লিখে দ্রুত খুঁজতে পারবেন।

৩. পরের ধাপে যান: সবুজ তীর চিহ্নে চাপ দিন।

৪. নাম ও ছবি: গ্রুপের এমন নাম দিন যাতে সবাই এক নজরে চেনেন, যেমন "রহমান পরিবার" বা "অ্যাকাউন্টস বিভাগ"। ক্যামেরা চিহ্নে চাপ দিয়ে ছবি যোগ করুন। এই ধাপে মেসেজ নিজে থেকে মুছে যাওয়ার সেটিং বা গ্রুপের অনুমতিও ঠিক করার অপশন আসতে পারে।

৫. তৈরি করুন: টিক চিহ্নে চাপ দিলেই গ্রুপ তৈরি হয়ে যাবে এবং সদস্যরা জানতে পারবেন তাঁদের যোগ করা হয়েছে।

আইফোনে গ্রুপ তৈরি

আইফোনে Chats ট্যাবে ওপরের নতুন চ্যাটের চিহ্নে চাপ দিন, তারপর New Group বেছে নিন। সদস্য বেছে Next চাপুন, নাম ও ছবি দিয়ে Create চাপুন। পরের সব সেটিং অ্যান্ড্রয়েডের মতোই গ্রুপের নামের ওপর চাপ দিয়ে তথ্যের পাতা থেকে বদলানো যায়।

কীভাবে হোয়াটসঅ্যাপ গ্রুপ তৈরি করবেন যাতে কেউ বিরক্ত না হন

অনেকে প্রশ্ন তোলেন, কেউ আমাকে জিজ্ঞেস না করেই গ্রুপে যোগ করল কেন? ভদ্রতার দিক থেকে কাউকে যোগ করার আগে একটু জানিয়ে নেওয়াই ভালো। আবার অনেক ব্যবহারকারী প্রাইভেসি সেটিংসে ঠিক করে রাখেন কে তাঁদের গ্রুপে যোগ করতে পারবে। তখন আপনি সরাসরি যোগ করতে পারবেন না, হোয়াটসঅ্যাপ আপনাকে তাঁকে ব্যক্তিগতভাবে আমন্ত্রণ পাঠাতে বলবে। তিনি রাজি হলে নিজেই যোগ দেবেন।

যাঁর নম্বর আপনার ফোনে সংরক্ষিত নেই, তাঁকে তালিকা থেকে যোগ করা যায় না। সে ক্ষেত্রে আগে নম্বরটি কন্টাক্টে সংরক্ষণ করুন, অথবা আমন্ত্রণ লিংক পাঠান।

হোয়াটসঅ্যাপ গ্রুপ লিংক তৈরি ও শেয়ার

অনেক মানুষকে একসঙ্গে আনতে লিংক সবচেয়ে সুবিধাজনক।

১. গ্রুপ খুলে ওপরের নামে চাপ দিন, তথ্যের পাতা আসবে।

২. Invite via link বা সদস্য যোগ করার অংশে লিংকের অপশন বেছে নিন।

৩. লিংক কপি করে, শেয়ার করে বা কিউআর কোড দেখিয়ে অন্যদের দিন।

সাবধানতা: লিংক যার হাতে যাবে, সে-ই গ্রুপে ঢুকতে পারবে, যদি না আপনি অনুমোদনের ব্যবস্থা চালু রাখেন। তাই পারিবারিক বা অফিসের গ্রুপের লিংক ফেসবুকে প্রকাশ্যে দেবেন না। লিংক ভুল হাতে গেলে একই জায়গা থেকে Reset link চাপুন, পুরোনো লিংক অকেজো হয়ে যাবে।

গ্রুপ অ্যাডমিন ও অনুমতির সেটিং

তথ্যের পাতায় Group permissions বা গ্রুপ সেটিংসে কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ অপশন থাকে।

১. গ্রুপের তথ্য বদলানো: নাম, ছবি ও বিবরণ কে বদলাতে পারবেন, সবাই না শুধু অ্যাডমিন। নোটিশ গ্রুপে শুধু অ্যাডমিন রাখাই ভালো।

২. মেসেজ পাঠানো: শুধু অ্যাডমিন মেসেজ দিতে পারবেন, এমন সেটিং করলে গ্রুপটি ঘোষণার বোর্ডের মতো কাজ করে। স্কুলের অভিভাবক গ্রুপ বা অফিস নোটিশের জন্য এটি কার্যকর।

৩. নতুন সদস্য যোগ: সাধারণ সদস্যরাও অন্যদের যোগ করতে পারবেন কিনা।

৪. নতুন সদস্যের অনুমোদন: চালু থাকলে লিংক দিয়ে কেউ যোগ দিতে চাইলে অ্যাডমিনের অনুমতি লাগবে। অচেনা লোক ঠেকাতে এটি খুব কাজের।

কাউকে অ্যাডমিন বানাতে সদস্য তালিকায় তাঁর নামে চাপ দিয়ে Make group admin বেছে নিন। একাধিক বিশ্বস্ত অ্যাডমিন রাখুন, যাতে আপনি ব্যস্ত থাকলেও গ্রুপ সামলানো যায়। মূল অ্যাডমিন গ্রুপ ছেড়ে গেলে অন্য কোনো সদস্য অ্যাডমিন হয়ে যান, তাই ছাড়ার আগে পছন্দের কাউকে অ্যাডমিন করে যান।

গ্রুপে সদস্যসংখ্যার একটি সর্বোচ্চ সীমা আছে, যা বর্তমানে হাজারের বেশি এবং সময়ের সঙ্গে বেড়েছে। খুব বড় সংগঠনের জন্য হোয়াটসঅ্যাপের Community সুবিধা ব্যবহার করা যায়, যেখানে কয়েকটি গ্রুপ একটি ছাতার নিচে থাকে এবং একসঙ্গে সবাইকে ঘোষণা পাঠানো যায়।

গ্রুপ সামলাতে কাজের কয়েকটি সুবিধা

মেসেজ পিন করা: জরুরি নোটিশ, যেমন মিটিংয়ের তারিখ বা চাঁদার হিসাব, মেসেজ চেপে ধরে পিন করলে সেটি চ্যাটের ওপরে আটকে থাকে। নতুন সদস্যও সহজে দেখতে পান।

পোল বা ভোট: কোন দিন পিকনিক হবে, কোন রেস্তোরাঁয় খাওয়া হবে, এমন সিদ্ধান্তে মেসেজ লেখার জায়গায় সংযুক্তির চিহ্ন থেকে পোল তৈরি করা যায়। শত মেসেজের তর্ক এড়ানো যায়।

মিউট: খুব সক্রিয় গ্রুপের নোটিফিকেশনে বিরক্ত হলে গ্রুপের তথ্যের পাতা থেকে নির্দিষ্ট সময় বা সব সময়ের জন্য মিউট করে রাখুন। গ্রুপ ছাড়তে হবে না।

নিজে থেকে মুছে যাওয়া মেসেজ: সংবেদনশীল আলোচনার গ্রুপে Disappearing messages চালু করলে নির্দিষ্ট সময় পর মেসেজ মুছে যায়। তবে কেউ চাইলে আগেই স্ক্রিনশট নিতে পারেন, তাই এটি পুরো নিরাপত্তা নয়।

হোয়াটসঅ্যাপ গ্রুপের নিয়মাবলী: একটি নমুনা

গ্রুপের বিবরণে কয়েকটি সহজ নিয়ম লিখে রাখলে অ্যাডমিনের কাজ অনেক কমে যায়। উদাহরণ হিসেবে:

১. গ্রুপের উদ্দেশ্যের বাইরে মেসেজ, ফরোয়ার্ড করা গুজব বা যাচাই না করা খবর দেবেন না।

২. রাজনৈতিক বিতর্ক, ধর্মীয় কটাক্ষ ও ব্যক্তিগত আক্রমণ নিষেধ।

৩. বিজ্ঞাপন বা পণ্য বিক্রির পোস্টের আগে অ্যাডমিনের অনুমতি নিন।

৪. রাত গভীরে অপ্রয়োজনীয় মেসেজ ও ভয়েস কল এড়িয়ে চলুন।

৫. কারও ব্যক্তিগত নম্বর বা ছবি তাঁর অনুমতি ছাড়া গ্রুপের বাইরে শেয়ার করবেন না।

নিয়ম ভাঙলে প্রথমে সতর্ক করুন, বারবার হলে সদস্য তালিকা থেকে নামে চাপ দিয়ে Remove করুন।

সাধারণ জিজ্ঞাসা

গ্রুপে কতজন সদস্য রাখা যায়?

হোয়াটসঅ্যাপ গ্রুপে সর্বোচ্চ সদস্যসংখ্যার একটি নির্দিষ্ট সীমা আছে, যা বর্তমানে হাজারের ঘরে। সীমাটি বিভিন্ন সময় বাড়ানো হয়েছে, তাই হালনাগাদ তথ্য হোয়াটসঅ্যাপের সাহায্যকেন্দ্রে দেখে নিন।

গ্রুপ থেকে চুপচাপ বেরিয়ে যাওয়া যায়?

গ্রুপ ছাড়লে এখন সাধারণত শুধু অ্যাডমিনরা জানতে পারেন, সব সদস্যকে আলাদা করে জানানো হয় না। গ্রুপের তথ্যের পাতার একেবারে নিচে Exit group অপশন থাকে।

গ্রুপ একেবারে মুছে ফেলা যায় কীভাবে?

অ্যাডমিনকে প্রথমে একে একে সব সদস্যকে বের করে দিতে হয়, তারপর নিজে গ্রুপ ছেড়ে Delete group চাপতে হয়। সদস্যরা থেকে গেলে আপনি বের হলেও গ্রুপটি তাঁদের জন্য চালু থাকে।

অ্যাডমিন কি সদস্যদের মেসেজ মুছতে পারেন?

হ্যাঁ, নতুন সংস্করণে অ্যাডমিন অন্যের অনুপযুক্ত মেসেজ সবার জন্য মুছে দিতে পারেন। মুছে দেওয়ার পর সেখানে লেখা থাকে যে অ্যাডমিন মেসেজটি সরিয়েছেন।